물건이 나누어 도착할 때 발주별 미입고 수량 추적하기

40개를 발주한 물건이 15개,20개,7개로 나누어 도착하면 마지막 납품서만 보고 발주가 끝났다고 판단하기 쉽습니다. 그러나 20개 중 2개를 인정하지 않았다면 검수 인정 수량은 18개이고, 나중에 2개를 반품했다면 완료 상태도 다시 검토해야 합니다. 발주한 것과 도착한 것, 인정한 것을 같은 숫자로 적지 않는 표가 필요합니다.

이 글은 입고 직후의 외관 검수나 납품 지연 예측이 아니라 하나의 발주에 연결된 여러 입고의 잔량을 추적합니다. 설명용 봉투 40개는 실제 거래 기록이 아닙니다. 주문서·검수 기록·반품 확인이 없는 수량을 자동으로 인정하거나 이 표를 회계 전표처럼 사용하지 않습니다.

입력 열의 뜻과 빠뜨리면 안 되는 조건

발주ID — 주문서의 행을 구분하는 번호입니다. 같은 거래처에 같은 품목을 두 번 발주 했으면 별도 번호를 사용하고 이전 발주에 새 입고를 붙이지 않습니다.

품목 — 규격과 단위를 확인한 내부 품목입니다. 예시의 모든 수량은 낱개이며 다른 포장 단위 입고는 환산 근거를 확인한 뒤 입력합니다.

발주_개 — 해당 발주의 확정 수량입니다. 입고가 늘었다고 사후에 주문 수량을 고쳐 초과 입고를 숨기지 않습니다. 주문 변경은 변경 근거를 남긴 새 상태로 관리합니다.

입고ID — 납품서나 검수 기록을 구분하는 번호입니다. 같은 ID가 재전송된 경우 기존 행을 찾을 수 있어야 하며 반품은 별도 ID로 연결합니다.

유형 — 입고·반품·중복 전송을 구분합니다. 반품을 음수 입고로 정정할지 전용 유형으로 정할지 일관되게 정하고 이 표에서는 양수 반품 수량을 빼는 방식입니다.

검수인정_개 — 납품 총 수량이 아닌 검수에서 인정된 수량입니다. 파손 2개를 제외한 18개처럼 보류 물품을 다른 값으로 둘 수 있으므로 납품서 사진만 보고 입력하지 않습니다.

반영 — 예라고 승인된 행만 누계에 포함합니다. 초과 입고나 중복 행의 수량을 0으로 덮어 쓰기보다 아니오와 보류 사유를 같이 보존합니다.

순입고누계_개 — 반영된 입고의 합계에서 반영된 반품을 뺀 값입니다. 같은 입고 ID를 두 번 더하지 않으며 발주 ID 별로누계를 따로 만듭니다.

미입고_개 — 발주 수량에서 순입고 누계를 뺀 값입니다. 수량 충족은 수량 계산의 결과이고 계약·청구·품질 검사가 종료되었다는 의미는 아닙니다.

판정 — 분할 입고·수량 충족·반품 후 미입고·중복 보류·초과보류 등 다음 행동을 구분합니다. 미입고 0이어도 중복 행은 검토 대상으로 남습니다.

설명용 예시 기록을 직접 대조하기

P01의 분할 입고 15개·18개·7개와 반품 2개·재입고 2개를 연결한 설명용 흐름입니다. 중복 전송과 초과 입고는 반영하지 않아 발주별 누계와 실제 처리 대상을 분리합니다.

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물건이 나누어 도착할 때 발주별 미입고 수량 추적하기 — CSV 양식

UTF-8 BOM이 있는 기록용 CSV입니다. 계산식·드롭다운·서식은 들어 있지 않습니다. 첫 행 10열, 설명용 데이터 9레코드가 있습니다.

검수 인정 수량·반품 량은 설명용입니다.

중복 ID/ 초과 입고/ 발주 0은 승인 없이 누계 반영하지 않습니다.

CSV 구조와 식별자 점검 도구에서 사본의 열 수와 문자열을 확인할 수 있습니다.

누계의 출발점은 발주별 검수 인정 수량

P01의 첫 입고 R01은 15개이므로 미입고는 40 −15 =25개입니다. R02의 인정 18개가 추가되면 순입고는 33개, 미입고는 7개입니다. R03의 7개까지 반영하면 순입고 40개와 미입고 0개가 됩니다. 납품서 상 20개와 검수 인정 18개는 같지 않으므로 보류된 2개는 별도 검수 기록에서 추적해야 합니다.

발주 ID가 다르면 같은 품목이라도 누계를 나눕니다. P02의 컵 12개를 P01의 봉투에 더할 수 없는 것처럼, 같은 봉투의 다음 달 주문도 다른 발주입니다. 입고 ID와 발주 ID의 대응을 검토하지 않으면 누계가 맞아 보여도 잘못된 주문을 닫을 수 있습니다.

반품으로 잔량이 다시 생기는 경우

수량 충족 뒤 T01로 2개를 반품하면 순입고 40 −2 =38개, 미입고 2개로 돌아갑니다. 반품 행을 지우거나 이전 입고 R03을 5개로 고치면 언제 어떤 물품이 돌아갔는지 사라집니다. 원 입고를 보존하고 반품 유형의 행을 추가해야 흐름을 다시 읽을 수 있습니다.

재입고 R04의 2개가 인정되면 다시 40개가 됩니다. 반품했으나 대체 납품을 받지 않기로 합의했다면 미입고 2개를 없애기 위해 임의로 수량을 수정하지 않습니다. 주문 수량 변경 또는 취소 근거를 남긴 뒤 새 발주 상태로 종료할지 담당자가 결정해야 합니다.

중복 ID와 초과 수량은 계산 전에 막습니다

R02가 다시 전달되어도 18개를 더하면 안 됩니다. 예시에서는 중복 전송으로 분리해 반영 아니오를 두고 최종 순입고 40개를 유지합니다. 같은 ID인데 날짜나 수량이 다르면 단순 중복으로 확정하지 말고 수정 본인지 다른 입고 인지 원문을 확인합니다.

P02는 10개 발주에 12개가 들어온 상황으로 초과 2개입니다. 예시표는해당행을초과보류해인 정전 누계 0개와 잔량 10개를 유지합니다. 이미 물리적으로 도착한 12개가 사라지는 뜻은 아닙니다. 공급자와 처리 방법을 확인한 뒤 승인된 수량만 반영하며 허용 초과율을 임의로 정하지 않습니다.

한번의 입고를 등록하는 실사용 순서

먼저 발주 행과 납품서의 품목·규격·단위를 대조합니다. 입고 ID가 이미 있는지 찾고 없으면 새 행을 만듭니다. 도착 수량과 검수 인정 수량의 차이가 있다면 검수 기록 번호를 메모한 뒤 반영 여부를 검토합니다. 승인된 행의 수량만 발주별 누계에 추가하세요.

등록후이전누계와새누계의차이가 이번 인정 수량과 같은지 확인합니다. 발주 서의 미입고가 바뀌면 납품 예정일이나 독촉 메모도 해당 발주 ID로 연결합니다. 미입고 0 만 보고 청구서까지 끝났다고 표시하지 않고 금액 검토와 품질 검토의 종료를 각기 확인합니다.

발주 0과 입고 0을 같은 상태로 보지 않습니다

P03의 발주 0은 유효한 주문인지 확인이 필요하므로 미입고를 계산하지 않습니다. P04는 8개 발주에 인정 입고 0개지만 검수가 아직 확정되지 않은 상황입니다. 0을 입력했다고 입고 없음이 확정되었다고 보지 말고 입고 미확정 상태로 남겨 다음 검수 담당자가 확인하도록합니다.

수량열에 음수나 문자가 들어오면 유형부터 확인합니다. 반품 2개는 반품 유형과 양 수 2개로 기록하며 −2를 입력하면 두 번 빼는 오류가 날 수 있습니다. 이 CSV의 규칙을 바꾸려면 반품 표현과 누계 수식을 함께 바꾸고 정상 입고·반품·중복의 예시를 다시 계산해야 합니다.

기록을 정정할 때 남길 근거

이미 반영한 입고에 오류가 발견되면 기존 행을 삭제하고 정답만 남기지 않습니다. 반영 취소 사유와 새 기록을 연결해 누계가 어느 시점에 왜 달라졌는지 추적합니다. 현재 누계가 음수이거나 발주 수량보다 커지면 해당 발주를 보류하고 원 입고와 반품 관계를 검토합니다.

Microsoft Business Central 자료는 부분 입고를 기록하는 주문 흐름을 설명합니다. 여기서는 부분 입고와 수량 대조의 개념만 참고합니다. 시스템의 전표 수정·청구 처리·초과 입고 승인 기능을 CSV가 대신하지 않으며 실제 재고나 회계 시스템은 각 운영 절차에 따라 따로 갱신해야 합니다.

같은 납품서가 여러 발주에 걸치는 경우

한 납품서에 P01과 P02가 함께 적혀 있다면 납품서 번호만을 유일한 입고 ID로 쓰지 않습니다. 납품서 행 번호 또는 품목과 발주 대응을 함께 두어 어느 행의 인정 수량인지 분리해야 합니다. 중복 검사는 입고 ID의 정의를 먼저 정한 뒤 적용합니다. 한 서류라는 이유로 뒤의 행을 중복으로 지우면 실제 입고 수량이 빠질 수 있습니다.

예시의 R02는 P01의 18개를 나타내며 나중에 같은 ID가 다시 전달된 상황입니다. 수정본이 도착해 인정 수량이 달라졌다면 단순 중복과는 다르게 검토해야 합니다. 기존 반영을 취소할 근거와 새 반영 값을 연결하고 원 납품서와 검수 기록을 확인한 뒤 누계를 변경합니다.

미입고와 검수 보류를 동시에 보여 주기

R02에서 납품 20개 중 인정 18개라는 설명은 보류 2개가 있다는 뜻입니다. 미입고 7개에는 이 차이가 반영되어 있지만 보류 물품의 실제 위치나 반환 상태는 별도 검수 표가 관리합니다. 누계만 갱신한 뒤 미인정 2개의 실물 상태를 잃지 않도록 검수 기록 ID를 발주에 연결하세요.

납품이 취소되었거나 대체 품으로 바뀐 경우 단위와 품목 조건부터 다시 확인합니다. 같은 개수라는 이유만으로 다른 규격을 인정 수량에 더하지 않습니다. 공급자와 확인된 주문 변경 근거가 생기면 발주 수량·품목 변경 내역을 함께 남겨 이전 기준으로 계산한 잔량이 왜 달라졌는지 추적합니다.

값을 바꿔 보기 전 확인할 계산 사례

부분 입고

검수 인정 수량만 15 +18 =33으로 합산하고 40 −33을 계산합니다.

반품 후 재입고

40개 충족 후 반품 2개로 38개가 되었다가 재입고 2개로 40개가 됩니다.

중복 제외

마지막 R02는 이미 반영된 ID라 제외합니다. 순입고 42 −2 =40입니다.

초과 보류

허용 근거가 없는 초과 2개는 자동 반영하지 않습니다.

공식 자료를 참조한 범위

• Microsoft 부분 입고 구매 흐름 — 부분 입고는 발주 주문으로 기록하는 개념 확인
• Microsoft 입고·청구 학습 자료 — 부분 입고와 입고 취소가 따로 있는 업무 단계 확인; CSV 수식은 자체 설계